В документе «Заказ поставщику» используется продвинутая функциональность позволяющая непосредственно в документе проводить необходимую аналитику по продажам номенклатуры поставщика. Предусмотрено 2 основных режима формирования заказа поставщику:

1. по данным реализации за определённый период;
2. по неукомплектованным заказам покупателей.

В первом варианте реализована следующая механика: в сводную таблицу в автоматическом режиме собираются данные по продажам за период, подсчитываются текущие остатки, формируется прогноз заказа для обеспечения торговли на Х дней.

При сборе данных и расчётах учитываются :

• все выбранные объекты организации (магазины или склады оптовой торговли);
• количество дней реализации;
• количество дней обеспечения;
• поправочный коэффициент сезонности, акций или праздничных дней;
• уровень обязательных запасов;

Вариант второй – упрощает сбор данных по неисполненным заказам на выбранных объектах, при расчёте потребности принимаются во внимание только необеспеченные заказы покупателей.

Модуль «Закупка». По умолчанию программа настроена на партионный учёт всех поступлений, этот механизм гарантирует абсолютный контроль в последующем движении ТМЦ. Для разделения партий используется специальный составной признак Приходная товара, с её помощью можно разделять общее количество поступающих ТМЦ, например, по себестоимости, по сроку годности или по изготовителю.

Настройки документа позволяют зафиксировать основные параметры поступления ТМЦ отражённых в сопроводительных документах и выбрать вид учёта номенклатуры из обширного перечня:

• поступление товаров;
• поступление материалов;
• поступление материалов в переработку;
• поступление на ответственное хранение;
• товары принятые на комиссию.

Выбор вида учёта позволяет в автоматическом режиме определять набор счетов учёта и корреспонденцию в проводках.

При оформлении поступлений ТМЦ в модуле «Закупка», имеется возможность учёта и распределения транспортных и дополнительных расходов на себестоимость. Способы распределения задаются в настройках объекта организации и рядовые пользователи не могут изменить это правило для исключения ошибок оформления. Доступны 2 способа распределения:

• пропорционально стоимости;
• пропорционально количеству.

При проведении документов поступления автоматически формируются бухгалтерские проводки как суммовым так и количественно-суммовым методом по заданным счетам учёта. Это упрощает процесс выгрузки данных в программу для ведения бух учёта и последующую сверку между ними.

В блоке поступления товаров, в модуле «Закупка,» реализована возможность регистрировать основные параметры качества ТМЦ:

• страна происхождения;
• изготовитель;
• дата изготовления (упаковывания);
• срок годности;
• условия хранения.

Кроме того, к каждой номенклатурной позиции можно «привязывать» ссылки на документы подтверждающие качество ТМЦ со скан копиями и использовать их в дальнейшем при отгрузке товара покупателям. Таким образом упрощается процесс формирования полного комплекта сопроводительной документации.

Для  ускорения ввода данных можно использовать продвинутый механизм загрузки из файлов в формате Excel которые представляют некоторые поставщики. При этом нет необходимости каждый раз вручную устанавливать параметры загрузки, достаточно один раз сделать правильную настройку и сохранить шаблон. Он будет автоматически применяться при выборе поставщика. Новая номенклатура, которой ранее не было в справочниках может автоматически создаваться по шаблону.

При оформлении документов поступления ТМЦ можно использовать механизм дополнительного контроля, когда, например, оператор вносит данные из сопроводительных документов в программу, а бухгалтер проверяет данные введённые в документ и без визы контролёра дальнейшее движение ТМЦ будет заблокировано, т.к. зачастую ошибку ввода проще исправить при поступлении нежели потом исправлять и поступление и документы движения. Также в программе реализована карантинная зона для осуществления входящего контроля качества ТМЦ сотрудниками испытательной лаборатории. По результатам проверки может блокироваться как вся поставка так и отдельно взятая позиция. Документ поступления может быть проведён, однако, товар не прошедший проверку будет недоступен для дальнейшей реализации.

Общая механика оформления поступлений по импорту при общей схожести с поступлением (РБ) имеет и ряд особенных отличий, среди них можно выделить следующие возможности:

• создание на основании инвойса;
• учёт предоплат для формирования расчётного курса;
• учёт расходов по таможенному оформлению;
• отнесение на себестоимость таможенных пошлин и ввозного НДС.

В ситуациях, когда требуется распределить на ТМЦ ввозной НДС и пошлины в разных пропорциях реализован уникальный механизм многоуровневого распределения. Таким образом организация может полностью управлять процессом формирования себестоимости для реализации различных торговых стратегий.

При оформлении поступления ТМЦ в модуле «Закупка», отпускные цены могут устанавливаться несколькими способами:

• Ручная установка уровня оптовой и розничной наценки без ограничений;
• В настройках номенклатуры устанавливаются процент оптовой и торговой наценки и они используются в документе для автоматического расчёта оптовой и розничной цены с возможностью ручной корректировки;
• С использованием документов контроля — «Контроль входных цен» и  «Контроль розничных цен».

Контроль входных цен — служебный документ с повышенным приоритетом в его функции входит проверка уровня закупочной цены от указанного поставщика. При вводе данных система по каждому товару анализирует соответствует ли введённая цена указанному лимиту и при превышении допустимого отклонения запрещает оприходование данной позиции.

Контроль розничных цен — служебный документ который принудительно устанавливает уровень отпускных розничных цен без возможности ручного изменения.

Возврат поставщику купленных товаров можно осуществлять двумя способами:

1. Создать документ возврата на основании поступления ТМЦ (импорт или РБ). В таком случае все необходимые реквизиты (грузоотправитель, грузополучатель, валюта, договор, в том числе и товары) заполняются автоматически. Чтобы завершить оформление документа достаточно лишь указать кол-во возвращаемых ТМЦ и данные по перевозчику.
2. Создать документ возврата, выбрать поставщика и в выбранном периоде подобрать товары для возврата.

Оба варианта гарантируют то, что будет возвращён товар именно этого поставщика, в количестве не превышающем остаток и первоначальную поставку. Система контролирует процесс и не позволит совершить ошибку оформления.

При каждом возврате поставщику регистрируется причина возврата по каждой номенклатурной позиции, что даёт возможность анализа качества поставок за период по товарам, по причинам возврата, по поставщикам.